Privacy- en Cookiebeleid – Treepin

1. Privacyverklaring

1.1 Wie zijn wij?

Treepin is een Software-as-a-Service (SaaS) platform voor professioneel natuur- en bomenbeheer.

Treepin handelt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

1.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik van het platform kunnen wij volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, e-mailadres
• Accountgegevens: login-ID, rol (admin, beheerder, gebruiker)
• Organisatiegegevens: bedrijf, gemeente of beheerder
• Technische gegevens: IP-adres, browser, apparaattype
• Gebruiksgegevens: projecten, beheerplannen, inventarisaties

Locatiegegevens (zoals bomen of groenzones) worden projectgebonden opgeslagen en niet gebruikt voor persoonsprofilering.

1.3 Waarom verwerken wij deze gegevens?

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts
• Toegang tot projecten, beheerplannen en rapporten
• De technische werking, beveiliging en verbetering van het platform
• Klantenondersteuning en communicatie over het gebruik van Treepin
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

1.4 Rechtsgrond van verwerking

Treepin verwerkt persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst – om het platform te kunnen aanbieden en uw account te beheren.
• Toestemming – voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies en optionele analytics.
• Gerechtvaardigd belang – voor onder meer beveiliging, stabiliteit van het platform en fraudepreventie, met inachtneming van uw privacy.

1.5 Met wie delen wij gegevens?

Treepin deelt persoonsgegevens enkel met noodzakelijke technische dienstverleners die optreden als verwerker in onze opdracht. Dit betreft onder meer:

• Supabase – authenticatie, database en opslag
• Mapbox – kaart- en visualisatiediensten
• Vercel – hosting en infrastructuur
• Resend – transactionele e-mails (accounts, uitnodigingen)

Met al deze partijen sluiten wij GDPR-conforme verwerkersovereenkomsten (DPA’s). Waar dienstverleners gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of gelijkwaardige mechanismen.

1.6 Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt:

• Account- en profielgegevens: zolang het account actief is of zolang wij wettelijk verplicht zijn deze bij te houden.
• Project- en beheerplangegevens: zolang de gebruiker of organisatie klant is of zolang de opdracht loopt.
• Back-ups: voor een beperkte termijn, uitsluitend voor continuïteit en herstel bij incidenten.

Bij stopzetting of verwijdering van een account worden gegevens verwijderd of, waar mogelijk, geanonimiseerd.

1.7 Rechten van gebruikers

Als betrokkene heeft u onder de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Recht op verwijdering van gegevens (recht op vergetelheid) in de gevallen voorzien door de wet
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
• Recht op dataportabiliteit, voor zover wettelijk voorzien

U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar privacy@treepin.app.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of een andere bevoegde toezichthouder in uw land.

1.8 Beveiliging

Treepin neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Gebruik van HTTPS en versleutelde communicatie
• Rol- en rechtenbeheer en beperkte toegangsrechten
• Regelmatige updates, monitoring en back-ups
• Beveiligde opslag van gegevens bij gespecialiseerde hosting- en infrastructuurpartners

2. Cookiebeleid

2.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u een website bezoekt. Ze helpen de website correct functioneren en verbeteren uw gebruikservaring.

2.2 Welke cookies gebruikt Treepin?

Functionele cookies (altijd actief)

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website en het platform goed te laten functioneren, bijvoorbeeld voor:

• Inloggen en sessiebeheer
• Beveiliging en fraudepreventie
• Basisfunctionaliteit van de applicatie

Analytische cookies (optioneel)

Deze cookies worden enkel geplaatst na uw toestemming. Ze helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van het platform, zodat wij Treepin kunnen verbeteren.

Waar mogelijk gebruiken wij privacyvriendelijke analytics of geanonimiseerde gegevens, bijvoorbeeld door IP-adressen te verkorten en rapporten op geaggregeerd niveau te bekijken.

2.3 Geen marketing- of trackingcookies

Treepin gebruikt geen advertentie- of trackingcookies van derden die u volgen op andere websites of voor gepersonaliseerde reclame.

2.4 Cookies beheren of verwijderen

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de cookiebanner op onze website en via de instellingen van uw browser. Via de banner kunt u niet-noodzakelijke cookies accepteren, weigeren of uw voorkeuren per categorie aanpassen.

In uw browser kunt u bovendien reeds geplaatste cookies verwijderen of blokkeren. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde (functionele) cookies de werking van het platform kan beïnvloeden.

3. Cookie-toestemming

Bij uw eerste bezoek aan onze website tonen wij een cookiebanner waarmee u:

• Alle cookies kunt accepteren of enkel noodzakelijke cookies kunt toestaan
• Voorkeuren kunt instellen per categorie (bijvoorbeeld analytische cookies)
• Uw instellingen later opnieuw kunt bekijken en aanpassen

Niet-functionele cookies (zoals analytische cookies) worden nooit geplaatst zonder uw expliciete toestemming. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen.

4. Wijzigingen

Treepin behoudt zich het recht voor dit privacy- en cookiebeleid aan te passen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u, indien passend, actief informeren (bijvoorbeeld via e-mail of een melding in het platform).